Qué hace recepción
Recepción es el centro de operación de la clínica: agenda las citas, registra pacientes, cobra, emite comprobantes, maneja la caja y el inventario.
Por confidencialidad, recepción puede ver la ficha del paciente pero no edita la historia clínica, el odontograma, el periodontograma, las recetas ni los planes de tratamiento: eso lo hace el odontólogo.
Tu día en Sonrison Rutina
- Al llegar: entra a Caja y pulsa Abrir caja con el efectivo inicial (fondo de caja).
- Revisa la Agenda del día: qué pacientes confirmaron por WhatsApp y cuáles no.
- Recibe a cada paciente, márcalo como En atención y, al terminar, Completada.
- Cobra en Facturación y emite la boleta o factura electrónica.
- Agenda la siguiente cita antes de que el paciente se vaya.
- Al cerrar: cuenta el efectivo y pulsa Cerrar caja. Imprime el arqueo.
Agenda y citas
Vista semanal por especialista. Filtra por sede y por especialista con los selectores de arriba.
Crear una cita
- Pulsa Nueva cita.
- Busca al paciente (si no existe, regístralo primero en Pacientes), elige el especialista, la sede, la fecha, la hora y la duración.
- Escribe el motivo (por ejemplo «Control de ortodoncia») y guarda.
Sonrison no permite que un especialista tenga dos citas que se crucen. Si aparece ese aviso, elige otro horario u otro profesional.
Estados de la cita
Marca No asistió cuando el paciente falta: alimenta la tasa de inasistencia de Reportes. Las citas canceladas liberan el horario.
Confirmaciones por WhatsApp y reservas online
- Las citas muestran Recordatorio enviado y Confirmó el paciente cuando corresponde.
- Las citas que el paciente pidió desde el enlace de la clínica llevan la etiqueta Reserva online: llama o escribe para validarlas.
- Con el botón de WhatsApp de la cita se abre el chat con el mensaje listo.
Registro de pacientes
- Menú Pacientes → Nuevo paciente.
- Nombre y apellidos (obligatorios), tipo y número de documento (DNI, CE, pasaporte o RUC), teléfono con WhatsApp, email, fecha de nacimiento, sexo y dirección.
- Registra alergias y antecedentes médicos: el odontólogo los verá en la ficha y en cada receta.
- Si tiene seguro o convenio, elige la aseguradora y su número de afiliado.
Usa el buscador por nombre, documento o email antes de crear un paciente para no duplicarlo. Con DNI y teléfono correctos la boleta y los recordatorios salen sin errores.
Documentos que recepción gestiona desde la ficha
- Consentimientos: puedes generar el consentimiento desde una plantilla y enviarlo por WhatsApp o abrirlo en la tablet de la clínica para que el paciente firme con el dedo.
- Recetas: puedes reenviar por WhatsApp la receta que emitió el odontólogo.
- Imágenes y documentos: sube radiografías, fotos o documentos escaneados.
Facturación: cuentas y cobros
Cada atención o tratamiento se cobra a través de una cuenta del paciente (conceptos, descuento, total y pagos).
Crear una cuenta
- Menú Facturación → Nueva factura, o desde el plan de tratamiento del paciente con Generar factura (copia los procedimientos presupuestados).
- Elige paciente y especialista, agrega los conceptos (descripción, cantidad, precio) y un descuento si corresponde.
- Si el paciente tiene seguro, indica la aseguradora y el monto que cubre: el resto es lo que paga el paciente.
Registrar pagos
- Abre la cuenta y pulsa Registrar pago.
- Ingresa el monto y el medio: Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Yape, Plin, aseguradora u otro. Agrega el número de operación como referencia.
- El pago entra en la caja abierta. La cuenta pasa a Parcial o Pagada automáticamente.
Pagos en cuotas
- En una cuenta con saldo, pulsa Financiar en cuotas: cuota inicial, número de cuotas y frecuencia Mensual o Quincenal.
- Sonrison arma el cronograma. Los pagos posteriores se aplican a las cuotas pendientes en orden.
- En Caja verás las cuotas que vencen pronto y las vencidas, con botón para recordarlas por WhatsApp.
Imprimir o descargar
En la cuenta, Imprimir abre el estado de cuenta (conceptos, pagos, cuotas y saldo) y PDF lo descarga para enviarlo al paciente.
Boletas, facturas y notas de crédito SUNAT
Disponible cuando el administrador activó la facturación electrónica.
Emitir el comprobante
- Abre la cuenta y pulsa Emitir boleta o factura.
- Boleta para personas (DNI, CE, pasaporte). Factura para empresas: requiere RUC de 11 dígitos y dirección fiscal.
- Desde S/ 700 la boleta debe identificar al cliente (SUNAT no acepta «Clientes varios»).
- Pulsa Emitir. Verás el estado: Aceptado por SUNAT, o Enviado · esperando SUNAT (las boletas se validan en el resumen diario; el estado se actualiza solo cada hora o con Consultar SUNAT).
- Descarga el PDF, el XML y la constancia (CDR), o deja que se envíe al email del cliente.
Anular o corregir un comprobante
Dentro de 7 días: baja
Anular ante SUNAT envía la comunicación de baja. Solo es posible hasta 7 días después de la emisión.
Cualquier momento: nota de crédito
Nota de crédito anula o rebaja el comprobante sin límite de días.
Motivos de nota de crédito:
- Totales (anulan todo el comprobante): anulación de la operación, error en el RUC (solo facturas) y devolución total.
- Parciales (rebajan un monto): descuento global, devolución por ítem y disminución en el valor.
- Puedes marcar Devolver dinero al paciente: el monto sale como egreso de la caja abierta (efectivo, Yape, Plin, transferencia o tarjeta).
- Cuando el comprobante queda anulado por completo, la cuenta permite emitir un comprobante nuevo (por ejemplo, la factura con el RUC correcto).
Si SUNAT rechaza un comprobante, lee el motivo que aparece en la cuenta, corrige los datos del cliente y emite uno nuevo.
Caja diaria y arqueo
- Abrir caja: indica el fondo inicial en efectivo y la sede.
- Durante el día, todos los cobros se suman solos, separados por medio de pago.
- Registra los movimientos que no son cobros: Ingreso (otros ingresos) o Gasto / retiro (compra de insumos, movilidad, retiro del dueño).
- Cerrar caja: cuenta el efectivo físico y escríbelo. Sonrison calcula el efectivo esperado y muestra la diferencia (sobrante o faltante).
- Imprimir arqueo o descárgalo en PDF para firmarlo y archivarlo.
Las pestañas Cuotas por cobrar, Aseguradoras e Historial de cierres completan el control de caja.
Inventario de insumos
Recepción y el administrador mantienen el catálogo; los odontólogos registran sus consumos.
- Nuevo insumo: nombre, categoría, unidad, stock mínimo, costo unitario, proveedor y vencimiento.
- Entrada: registra cada compra (cantidad, costo y vencimiento del lote).
- Ajuste por conteo físico: cuando cuentas el stock, ingresa la cantidad real; queda registrada la diferencia.
- El stock solo cambia con movimientos, así siempre hay historial.
- Revisa las tarjetas Por reponer (bajo el mínimo) y Vencen en 30 días.
Reportes
Elige el rango de fechas para ver lo facturado, lo cobrado, lo por cobrar, el ticket promedio, las citas por estado y la producción por especialista.